Avui explicarem com omplir la carpeta vermella, però per a això hem d’explicar primer què és la carpeta vermella. La carpeta vermella és un concepte que descriu una carpeta que conté els documents importants. Per què diem que ha de ser de color vermell? Això és perquè normalment a les prestatgeries tenim carpetes de diferents colors; negre, blau, verd, però gairebé mai tenim de color vermell i a més és un color que destaca. I… per què hem d’omplir una carpeta de color vermell amb documents rellevants?
Normalment, si busquem un document important, ho fem amb les presses de trobar-lo de seguida i hauria de ser fàcil de localitzar. Si és d’un color diferent dels que tenim a la nostra prestatgeria i a més sabem que allà estan els documents rellevants, aquest temps es redueix. A partir d’això neix el concepte de carpeta de color vermell. Ara bé, evidentment podria ser d’altres colors, tot depèn dels gustos o combinació de colors de cadascú.
També és important que els nostres familiars de confiança siguin coneixedors de l’existència d’aquesta carpeta, ja que aquesta documentació no només és per a nosaltres sinó també per a la realització de gestions menys agradables. Per exemple, els nostres pares que es van fent grans i han de tenir tota la documentació ben estructurada, amb totes les escriptures i documentació important centralitzada o ben ubicada per quan hagi de fer servei, per si per mala sort passa alguna cosa, nosaltres saber on anar a buscar. Però també pot succeir a l’inversa, també podem tenir nosaltres un accident i ser ells els qui han de venir a casa a buscar la documentació per a fer qualsevol tràmit.
I… quina documentació cal incloure a la Carpeta Vermella?
Per a omplir la carpeta vermella primer el que farem és organitzar tots els papers que tenim a casa. Cal saber on tenim tots els papers de les escriptures de propietat, el contracte del pis de lloguer, la compra del cotxe, així com altres documents. Per a això utilitzarem uns fulls descarregables que he penjat al blog.
1) Patrimoni d’actius i passius:
En aquest full veurem diferenciats els actius i els passius. D’una banda, els actius són els béns que tenim, per exemple, una casa, un pis, un cotxe o bé una inversió financera o de qualsevol altre tipus. Quan es fa un balanç de situació a les empreses tindrem en un costat els actius i en l’altre els passius, és a dir, els deutes. Els passius serien precisament això, els crèdits, les hipoteques, les targetes de crèdit (si les tenim superades, és a dir, tot el que nosaltres devem), etc. Amb aquest balanç de situació nosaltres podem trobar quin és el nostre patrimoni net.
Per què és tan important el patrimoni net? Bàsicament és per a saber des del moment en què partim què és el que tenim com a béns i què és el que devem. D’aquesta manera, sabrem si estem en una situació positiva o negativa i en quina magnitud. A partir d’aquí, podrem gestionar tot el patrimoni; a més dels nostres ingressos i les nostres despeses. Tot i que la gent pot associar el patrimoni personal.
- Com hem dit anteriorment, tenim aquest full hi trobarem els Actius:
- Actiu: Enumerarem els actius 1, 2, 3, … fins el que tinguem.
- Detall: A l’apartat detall posarem, en cas que sigui un pis “x”, que tenim al carrer Joanot Martorell, al número 24, de la ciutat “Sabadell”, per tenir-lo ubicat. Això és important en el cas que tinguem diversos pisos, saber on tenim aquests béns.
- Entitat: L’apartat entitat en aquest cas perd sentit perquè som nosaltres mateixos, tot i així podem posar les dades de la comunitat de veïns o de propietaris (si és que es tractés d’una comunitat de propietaris), o bé si ho tenim compartit amb algú.
- Contacte: El contacte normalment serem nosaltres o si pertanyem a una comunitat de béns perquè també faria falta posar el contacte de la persona relacionada.
- Dates: La data d’adquisició i liquidació són importants, ja que així sabrem quan ho hem adquirit i quan finalitza aquesta inversió.
- Import Adquisició: L’import d’adquisició també s’ha de tenir present perquè, d’aquesta manera, el moment en què nosaltres fem una valoració i/o una venta d’aquest immoble sabrem en tot moment quin és el benefici i quant haurem de pagar d’impostos a la declaració de la renda, plusvàlua, etc…
- % Interés Anual: És important saber quina rendibilitat li traiem a una inversió, ja sigui del 3% del 7% del 10%, 20%, etc. Si tenim algun bé, alguna inversió financera, també és important saber quin és el tipus d’Interès anual. D’aquesta manera podrem comparar les inversions financeres i saber en quins nivells estem gestionant els nostres diners.
- Passiu associat: És bàsicament un enllaç, que posteriorment podrem veure als passius. Posem com a exemple un pis; suposadament ens haurem endeutat per a invertir en un bé immoble ja que normalment no es compra un pis amb capital propi. Per això el que farem serà posar el numero de l’endeutament associat a la fitxa de l’actiu.
I… igual que hem fet amb els Actius, omplirem la part de passius:
- Passiu: Li donarem una enumeració seqüencial.
- Detall: A l’apartat detall posarem per exemple, si és préstec hipotecari general d’un pis, un préstec per un cotxe, o una línia de crèdit, ….
- Entitat: A aquesta part hi posarem el banc o entitat de crèdit que sigui (Banc Santander, Banco Mediolanum, la Caixa…).
- Contacte: Aquí posarem la persona de contacte i el telèfon o mail amb la qual hauríem d’estar vinculats per a qualsevol operació (per exemple si volem cancel·lar aquest deute saber directament com gestionar-ho).
- Dates: Son unes dades importants, la d’adquisició (quan ho contractem) i la de liquidació (quan acaba aquest deute).
- Import d’adquisició: Aquest és l’import que vam signar en el seu dia, però segurament no ens queda el mateix saldo pendent.
- Tipus d’interès: El tipus d’interès anual, ens servirà per avaluar el cost dels diners i saber si estem traient una rendibilitat més alta o menor a una inversió.
- Import pendent:.., saldo pendent, és l’import pendent del deute. Aquesta dada apareix en tots els rebuts bancaris dels préstecs, i ens dona una dada important saber el que queda.
- Quota mensual: l’omplirem perquè ens interessarà saber més endavant quan fem el pressupost anual i mensual.
A la següent imatge podeu veure un exemple de com ompliríem la fitxa de Patrimoni:
1) Full d’assegurances:
Les assegurances són una secció molt important a emplenar de la carpeta vermella. Moltes vegades sabem que estem assegurats (el cotxe, si tenim diferents vehicles, l’assegurança de la llar, etc.), tot i així, si gestionem diverses assegurances ens podem confondre amb les entitats (Zurich, Allianz, etc.) i al final podem anar amb presses i no saber-ho exactament i confondre’ns. A més, és important tenir anotat fins i tot el número de pòlissa o el telèfon de contacte per a gestionar qualsevol incidència.
Per a això tenim aquest full que es mostra a continuació amb les assegurances (de vida, de béns immobles, de salut, de vehicles, de jubilació o decessos, etc.) i ordenats amb la documentació o dades necessàries per a cadascuna de les coses. Hi ha molts més que ja veurem també quan tractem més profundament aquest tema, i si en teniu d’altres, només cal afegir línies i/o subtítols. Per veure de què estem parlant, us posem un exemple en blanc i després tindrem un exemple omplert.
Per a emplenar aquest full és senzill:
- Titular/Prenedor: Serà la persona que ha contractat l’assegurança, seria el prenedor o titular.
- Beneficiari: El beneficiari és la persona que rep la indemnització en cas de consumar-se un mal i haver-se de pagar una indemnització.
- Be assegurat/Vehicle: En alguns apartats no hi és el beneficiari perquè no aplica, però si està posat el be assegurat o el vehicle. En aquest punt, haurem de posar el detall de cada un dels bens.
- Entitat: L’entitat seria amb qui tenim aquesta assegurança, per exemple, Generalli, Zurich, Catalana Occidente, …
- Pòlissa: El número pòlissa és una de les informacions més importants, ja que si truquem a l’assegurança ens demanaran el número de pòlissa que tenim contractada per donar-nos el servei.
- Telèfon: Si saber el numero de pòlissa és important, no ho és menys saber el telèfon on hem de trucar per gestionar una incidència. Per tant, és recomanable tenir-ho a mà.
- Data del Rebut: Saber si es paga mensual o anualment, és important tenir la data de quan paguem els rebuts i així poder-nos fer una previsió de pagament d’aquests rebuts.
- Prima: A més, també cal saber quina és la prima, és a dir, quin és el cost del rebut que ens arribarà. Com que hem d’anar actualitzant cada cert temps aquest full, tindrem la informació i el capital assegurat, la cobertura. És molt important tenir ben emplenat aquest full i ben estructurades totes les assegurances, ja que tindrem tota la documentació en aquesta mateixa carpeta vermella.
La Carpeta Vermella com a concepte és una carpeta viva, que es va omplint, es va renovant, es va traient informació, documents, etc. Hauríem de dedicar uns 20 minuts al trimestre per revisar la informació que tenim a la carpeta, si és vàlida, i s’han de renovar i imprimir els documents corresponents, i arxivar-los. Com he dit al principi, no només hi va la informació d’aquests fulls, sinó que hi ha d’anar les escriptures, les pòlisses, etc…
Aquesta carpeta no només contindrà això, i, ho anirem explicant en posteriors articles del blog, però ja tindrem la informació més important i, com a mínim, ja la tindrem creada.
Espero que us hagi servit per a fer neteja i aportar una mica de control a la vostra documentació.
Podeu deixar els vostres comentaris o preguntes enviant un mail a info@octavigarcia.com
