La Carpeta Roja

Hoy explicaremos como rellenar la carpeta roja, pero para lo cual tenemos que explicar primero qué es la carpeta roja. La carpeta roja es un concepto que describe una carpeta que contiene los documentos importantes. Por qué decimos que tiene que ser de color rojo? Esto es porque normalmente en las estanterías tenemos carpetas de diferentes colores; negro, azúl, verde, pero casi nunca tenemos de color rojo y además es un color que destaca.

I… por qué tenemos que llenar una carpeta de color rojo con documentos importantes?

Normalmente, si buscamos un documento importante lo hacemo con prisa porque debemos encontrarlo enseguida y tendría que ser fácil de localizar. Si es de un color diferente a los que tenemos a nuestra estantería y además sabemos que allá están los documentos importantes, este tiempo se reduce. A partir de aquí nace el concepto de carpeta de color rojo. Ahora bien, evidentemente podría ser otros colores, todo depende de los gustos y/o combinación de colores de cada cual.

También es importante que nuestros familiares de confianza sean conocedores de la existencia de esta carpeta, puesto que esta documentación no solo es para nosotros sino también para la realización de gestiones menos agradables. Por ejemplo, nuestros padres que se van haciendo mayores y tienen que tener toda la documentación archivada y estructurada, con todas las escrituras y documentación importante centralizada o muy ubicada para que sea localizable por si algún dia, por mala suerte la tenemos que necesitar. Pero también puede suceder a la inversa, también podemos tener nosotros un accidente y ser ellos quienes tienen que venir a casa a buscar la documentación para hacer cualquier trámite.

Y… ¿Qué documentación hay que incluir en la Carpeta Roja?

Para llenar la carpeta roja primero el que haremos es organizar todos los papeles que tenemos en casa. Hay que saber donde tenemos todos los papeles de las escrituras de propiedad, el contrato del piso de alquiler, la compra del coche, así como otros documentos. Para lo cual utilizaremos las hojas que se pueden descarregar del blog o las podeis hacer vosotros mismos.

1) Patrimonio de activos y pasivos:

En esta hoja veremos diferenciados los activos y los pasivos. Por un lado, los activos son los bienes que tenemos, por ejemplo, una casa, un piso, un coche o bien una inversión financiera o de cualquier otro tipo. Cuando se hace un balance de situación en las empresas tendremos en un lado los activos (los bienes) y en el otro los pasivos, es decir, las deudas. Los pasivos serían precisamente esto, los créditos, las hipotecas, las tarjetas de crédito (si las tenemos superadas, es decir, todo el que nosotros debemos), etc. Con este balance de situación nosotros podemos encontrar cuál es nuestro patrimonio neto.

¿Por qué es tan importante el patrimonio neto? Básicamente es para saber en el momento en que empezamos qué es lo que tenemos como bienes y qué es el que debemos. De este modo, sabremos si estamos en una situación positiva o negativa y en que magnitud. A partir de aquí, podremos gestionar todo el patrimonio; además de nuestros ingresos y nuestros gastos.

Patrimonio

Cómo hemos dicho anteriormente, en esta hoja encontraremos los Activos:

  • Activo: Enumeraremos los activos 1, 2, 3, … hasta el que tengamos.
  • Detalle: Al apartado detalle pondremos, en caso de que sea un piso “x”, que tenemos en la calle Joanot Martorell, al número 24, de la ciudad “Sabadell”, para tenerlo ubicado. Esto es importante en el supuesto de que tengamos varios pisos, saber donde tenemos estos bienes.
  • Entidad: El apartado entidad, en este caso pierde sentido porque somos nosotros mismos, aun así podemos poner los datos de la comunidad de vecinos o de propietarios (si es que se tratara de una comunidad de propietarios), o bien si lo tenemos compartido con alguien, o si una agencia nos lleva la gestión del alquiler.
  • Contacto: El contacto normalmente seremos nosotros o si pertenecemos a una comunidad de bienes porque también haría falta poner el contacto de la persona relacionada.
  • Fechas: La fecha de adquisición y liquidación son importantes, puesto que así sabremos cuando lo hemos adquirido y cuando finaliza esta inversión.
  • Importe Adquisición: El importe de adquisición también se tiene que tener presente porque, de este modo, en el momento en qué nosotros hagamos una valoración y/o una venta de este inmueble/inversión sabremos en todo momento cuál es el beneficio y cuánto tendremos que pagar de impuestos en la declaración de la renta, plusvalía, etc…
  • % Interés Anual: Es importante saber qué rentabilidad le sacamos a una inversión, ya sea del 3% del 7% del 10%, 20%, etc. Si tenemos algún bien, alguna inversión financiera, también es importante saber cuál es el tipo de Interés anual. De este modo podremos comparar las inversiones financieras y saber en que niveles estamos gestionando nuestro dinero.
  • Pasivo asociado: Es básicamente un enlace, que posteriormente podremos ver los pasivos. Pongamos como ejemplo un piso; supuestamente nos habremos endeudado para invertir en un bien inmueble puesto que normalmente no se compra un piso con capital propio. Por eso el que haremos será poner el número del endeudamiento asociado a la ficha del activo.

I… igual que hemos hecho con los Activos, llenaremos la parte de pasivos:

  • Entidad: En esta parte pondremos el banco o entidad de crédito que sea (Banco Santander, Banco Mediolanum, la Caixa…).
  • Contacto: Aquí pondremos la persona de contacto y el teléfono o mail con la cual tendríamos que estar conectados para cualquier operación (por ejemplo si queremos cancelar esta deuda saber directamente como gestionarlo).
  • Fechas: Son unos datos importantes, la de adquisición (cuando lo contratamos) y la de liquidación (cuando acaba esta deuda).
  • Importe de adquisición: Este es el importe que firmamos en su día, pero seguramente no nos queda el mismo saldo pendiente.
  • Tipo de interés: El tipo de interés anual, nos servirá para evaluar el coste del dinero y saber si estamos sacando una rentabilidad más alta o menor a una inversión.
  • Importe pendiente:.., saldo pendiente, es el importe pendiente de la deuda. Este dato aparece en todos los recibos bancarios de los préstamos, y nos da un dato importante saber lo que queda por pagar.
  • Cuota mensual: Lo llenaremos porque nos interesará saber más adelante cuando hacemos el presupuesto anual y mensual que cuota pagamos.
Ejemplo patrimonio

1) Hoja de seguros:

Los seguros son una sección muy importante a rellenar de la carpeta roja. Muchas veces sabemos que estamos asegurados (el coche, si tenemos diferentes vehículos, el seguro del hogar, etc.), aun así, si gestionamos varios seguros nos podemos confundir con las entidades (Zurich, Allianz, etc.) y al final con las prisas y no saberlo exactamente, nos confundirnos.

Además, es importante tener anotado incluso el número de póliza o el teléfono de contacto para gestionar cualquier incidencia.

Para esto tenemos esta hoja que se muestra a continuación con los seguros (de vida, de bienes inmuebles, de salud, de vehículos, de jubilación o decesos, etc.) y ordenados con la documentación o datos necesarios para cada una de las cosas. Hay muchos más seguros que ya veremos también cuando tratemos más profundamente este tema, y si  tenéis otros, sólo hay que añadir líneas y/o subtítulos. Para ver de qué estamos hablando, os ponemos un ejemplo en blanco y después tendremos un ejemplo rellenado.

Imatge Assegurances

Para rellenar esta hoja es sencillo:

  • Titular/Tomador: Será la persona que ha contratado el seguro, sería el tomador o titular.
  • Beneficiario: El beneficiario es la persona que recibe la indemnización en caso de consumarse un mal y tenerse que pagar una indemnización.
  • Bien asegurado/Vehículo: En algunos apartados no está el beneficiario porque no aplica, pero si está puesto el bien o el vehículo. En este punto, tendremos que poner el detalle de cada uno de los bienes.
  • Entidad: La entidad seria con quien tenemos este seguro, por ejemplo, Generalli, Zurich, Catalana Occidente, …
  • Póliza: El número póliza es una de las informaciones más importantes, puesto que si llamamos al seguro nos pedirán el número de póliza que tenemos contratada para darnos el servicio.
  • Teléfono: Si saber el número de póliza es importante, no lo es menos saber el teléfono dónde tenemos que llamar para gestionar una incidencia. Por lo que, es recomendable tenerlo a mano.
  • Fecha del Recibo: Saber si se paga mensual o anualmente, es importante tener la fecha de cuando pagamos los recibos y así podernos hacer una previsión de pago de estos recibos en el presupuesto anual.
  • Prima: Además, también hay que saber cuál serà la prima, es decir, cuál es el coste del recibo que nos llegará. Como que tenemos que ir actualizando cada cierto tiempo esta hoja, tendremos la información y el capital asegurado, la cobertura.

Es muy importante tener muy bien rellenado esta hoja y muy estructuradas todos los seguros, puesto que tendremos toda la documentación en esta misma carpeta roja.

Ejemplo Seguros

La Carpeta Roja como concepto es una carpeta viva, que se va llenando, se va renovando, se va sacando información, documentos, etc. Tendríamos que dedicar unos 20 minutos al trimestre para revisar la información que tenemos en la carpeta, si es válida, o si se tienen que renovar e imprimir los documentos correspondientes, y archivarlos. Cómo he dicho al principio, no solo va la información de esta hojas, sino que hay que poner las escrituras, las pólizas, etc…

Esta carpeta no solo contendrá esta información, lo iremos explicando en posteriores artículos del blog, pero así ya tendremos la información más importante y, como mínimo, ya la tendremos creada.

Espero que os haya servido para hacer limpieza y aportar un poco de control a vuestra documentación.

Podéis dejar vuestros comentarios o preguntas enviando un mail a info@octavigarcia.com

Feliz semana!

Octavi Garcia

info@octavigarcia.com

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